--- title: ¿Cómo utilizar el Módulo Recaudación? description: Cómo usar el módulo Recaudación de relBase para controlar las cuentas por cobrar y registrar pagos. --- [Saltar al contenido](https://ayuda.relbase.pe/cómo-utilizar-el-módulo-recaudación#main-content) Español - México Traducciones de Mostrar submenú para ![logo-relbase-normal@2x-3cb41ff14952911c096f1fce4346e95337a2289d0c98414c667897f37b9f11dd (1).webp\]](https://ayuda.relbase.pe/hs-fs/hubfs/logo-relbase-normal@2x-3cb41ff14952911c096f1fce4346e95337a2289d0c98414c667897f37b9f11dd%20(1).webp?height=31&name=logo-relbase-normal@2x-3cb41ff14952911c096f1fce4346e95337a2289d0c98414c667897f37b9f11dd%20(1).webp) Abrir navegación principal Cerrar navegación principal - Español - México Traducciones de Mostrar submenú para - Ir a relbase.pe Ir a relbase.pe Hola. ¿Te ayudamos a encontrar lo que necesitas? - No hay sugerencias porque el campo de búsqueda está vacío. 1. [Centro de ayuda Perú](https://ayuda.relbase.pe/?hsLang=es-mx) 2. [Recaudación](https://ayuda.relbase.pe/recaudaci%C3%B3n?hsLang=es-mx) 3. [Funcionalidades](https://ayuda.relbase.pe/recaudaci%C3%B3n?hsLang=es-mx#funcionalidades) # ¿Cómo utilizar el Módulo Recaudación? ## Revise qué documentos están pagados, pendientes, abonados o vencidos, y registre pagos, abonos y pagos masivos desde Recaudación. El módulo de Recaudación centraliza el control de las cuentas por cobrar de la empresa. Desde aquí puede ver, en un rango de fechas, qué documentos están pagados, pendientes, abonados o vencidos, filtrar esa información por cliente o por el correlativo del documento, y registrar pagos totales o abonos parciales sin salir del módulo. ## Antes de empezar - Necesita un usuario con perfil **Administrador** o **Facturador**, o un perfil personalizado con permiso para Recaudación. Para registrar pagos y abonos, ese perfil también necesita esos permisos. - Si su empresa trabaja con sucursales, un usuario que no es administrador ve solo los documentos de su sucursal. - Si su empresa tiene activo **Asociar vendedores a clientes**, un usuario que no es administrador ni contador ve solo los documentos de los clientes que tiene asignados y aquellos en que figura como vendedor o que emitió. - Para descargar el Excel y el PDF, su usuario debe tener activo **Puede descargar Excel / PDF**. Instrucciones para utilizar el módulo de Recaudación: ![Pantalla de Recaudación: cuadros de resumen, pestañas y listado de documentos](https://ayuda.relbase.pe/hubfs/ayuda-relbase/pe/pe-recaudacion-01-1-1.gif) Paso 1: Acceder al Módulo Recaudación en el menú superior. ![Menú superior con Recaudación](https://ayuda.relbase.pe/hs-fs/hubfs/image-png-Sep-27-2024-06-06-47-4955-PM.png?width=670&height=56&name=image-png-Sep-27-2024-06-06-47-4955-PM.png) Según su perfil, en el menú lateral del módulo verá **Recaudación**, **Plan de pago** y **Configuración**. Paso 2: Revisar el resumen de documentos. En la pantalla principal verá el resumen de documentos **Vencido**, **Pendiente**, **Abonado** y **Pagado** del período seleccionado, con el monto y la cantidad de documentos de cada uno. Al entrar al módulo, el período son los últimos 12 meses. Para ver todos los documentos, sin importar la fecha de emisión, active **Todas las fechas (ignora el período de emisión)** en **Más filtros**. ![Cuadros Vencido, Pendiente, Abonado y Pagado](https://ayuda.relbase.pe/hubfs/ayuda-relbase/pe/pe-recaudacion-01-2-1.png) Los cuadros usan los mismos filtros del listado, salvo la pestaña: al cambiar de pestaña, los montos se mantienen. Los documentos anulados y los marcados como incobrables no suman en los cuadros. En el listado, cada documento muestra su vencimiento («Vence en … días», «Vencida hace … días» o «Pagada: …»), el total, lo abonado y el saldo. Al hacer clic en el nombre del cliente se abre su ficha, y al hacer clic en la serie y el correlativo del documento (por ejemplo, F001-1541), el PDF del documento. Si una o más notas de crédito de corrección de monto dejan el saldo de un documento en S/ 0, relBase registra un pago con la forma de pago **Ajuste manual / Sistema** y el documento pasa a **Pagado**. Si un documento en esa situación sigue apareciendo pendiente, el administrador puede usar la acción **Sincronizar estado (saldo cubierto por NC)** del documento, en el menú **⋮** (**Más acciones**), grupo **Administrar**. Paso 3: Aplicar filtros. Use los filtros de la pantalla para acotar la búsqueda de documentos: - **Pestañas:** **Todos**, **Pendientes**, **Pagadas**, **Abonadas**, **Vencidas**, **Anuladas** e **Incobrables**. Un documento abonado que ya venció aparece en **Vencidas**, y el número junto a esa pestaña indica cuántos documentos vencidos hay. - **Período de emisión:** **Hoy**, **30 días**, **Mes actual**, **12 meses** o **Personalizado**, que abre un calendario para elegir el rango. - **Cliente:** escriba al menos dos letras del nombre y elija el cliente de la lista. - **Buscador:** busca por el correlativo del documento (el número, sin la serie: 1541 para F001-1541), el nombre o el DNI/RUC del cliente y el monto total. Escriba y presione **Enter**. - **Más filtros:** fecha de pago, tipo de documento, forma de pago, vendedor, canal, sucursal, moneda y **Todas las fechas**. Elija los que necesite y presione **Aplicar**. La sucursal solo la puede elegir un administrador. - **Filtros activos:** los filtros aplicados quedan como etiquetas bajo **FILTROS ACTIVOS:**. Quite uno con la **×** de su etiqueta, o todos con **Limpiar todo**. - **Vistas:** con **Guardar como vista** o **Nueva vista** guarde una combinación de filtros que usa seguido, con un nombre de hasta 30 caracteres. Las vistas se guardan en este navegador y solo las ve usted. ![Elegir el período, abrir Más filtros y aplicar un filtro](https://ayuda.relbase.pe/hubfs/ayuda-relbase/pe/pe-recaudacion-01-3-1.gif) Paso 4: Pagar un documento. Haga clic en el ícono de pago total (**$**) de un documento, seleccione la fecha y la forma de pago y presione **Registrar pago**. El monto no se pide: se registra el pago del saldo completo del documento, que queda en estado **Pagada**. ![Registrar el pago total de un documento](https://ayuda.relbase.pe/hubfs/ayuda-relbase/pe/pe-recaudacion-01-4-1.gif) Si paga con tarjeta de crédito o débito, el sistema le pedirá el número de comprobante (acepta letras y números). Si paga con cheque, además puede indicar la fecha del cheque y el banco. Si el cliente tiene correo registrado y está activo el aviso **Documento pagado** en **Configuración**, aparece la casilla **Notificar a cliente**, que envía al cliente el aviso del pago. Paso 5: Registrar un abono. Haga clic en el ícono de abono (**+**) e ingrese el monto, la fecha y la forma de pago. Al presionar **Registrar abono**, el documento queda en estado **Abonada** con el saldo pendiente actualizado. ![Registrar un abono con Notificar a cliente](https://ayuda.relbase.pe/hubfs/ayuda-relbase/pe/pe-recaudacion-01-5-1.gif) En la ventana del abono aparece la casilla **Notificar a cliente** cuando el cliente tiene correo registrado y está activo el aviso **Abono parcial** o el de **Documento pagado**. Si el aviso **Abono parcial** de **Configuración** está activo, viene marcada y el cliente recibe un correo con el monto abonado y el saldo pendiente. Si el abono salda el documento, el cliente recibe en cambio el correo de documento pagado. Paso 6: Pagar de forma masiva. Seleccione varios documentos con el casillero correspondiente, también en distintas páginas (hasta 500), y use **Pagar total de los seleccionados** para marcarlos todos como pagados en un solo paso. Al marcar el primer documento aparece abajo una barra con la cantidad de documentos seleccionados y la suma de sus saldos; **Limpiar** quita la selección. ![Documentos seleccionados y la barra Pagar total de los seleccionados](https://ayuda.relbase.pe/hubfs/ayuda-relbase/pe/pe-recaudacion-01-6-1.png) Un documento pagado, anulado o marcado como incobrable no tiene casillero, porque no se le puede registrar un pago. Paso 7: Revisar historial de pago. En el menú **⋮** del documento, elija **Ver historial y formas de pago** para ver todos los abonos realizados a un documento, editar su fecha de vencimiento con el lápiz o eliminar pagos ya efectuados. Desde ahí también puede descargar el comprobante de cada pago en PDF. ![Menú ⋮ y Ver historial y formas de pago](https://ayuda.relbase.pe/hubfs/ayuda-relbase/pe/pe-recaudacion-01-7-1.gif) La nueva fecha de vencimiento no puede ser posterior a la fecha de emisión más los días de crédito del cliente. Si necesita una fecha posterior, la debe cambiar un usuario administrador. Paso 8: Revisar historial de envíos. En el menú **⋮** del documento, elija **Historial de envíos** para revisar cuántos correos de cobranza se han enviado al cliente. ![Menú ⋮ con Historial de envíos](https://ayuda.relbase.pe/hubfs/ayuda-relbase/pe/pe-recaudacion-01-8-1.png) > 📌 Los comentarios que registre al hacer pagos totales o abonos a un documento se incluyen en la planilla Excel de Recaudación. ## Si algo no funciona - **«Debe ingresar un monto»** o **«El monto debe ser mayor a 0»**: en el abono, escriba un monto mayor que cero. - **«Debe seleccionar un tipo de pago»**: elija la forma de pago antes de registrar el pago o el abono. - **«Seleccionó … documentos y el máximo por pago masivo es 500. Quite algunos de la selección para continuar.»**: el pago masivo acepta hasta 500 documentos. Quite documentos de la selección o haga el pago en dos partes. - **«La nota de crédito no se puede usar como forma de pago en el pago masivo: …»**: una nota de crédito paga un documento por un monto determinado. Registre esos pagos documento por documento, con **Realizar pago total** o **Realizar abono**. - **«Algunos documentos seleccionados ya no se encuentran disponibles. Actualice la página e intente nuevamente.»**: uno o más documentos de la selección ya no están en el listado. Actualice la página, vuelva a seleccionar los documentos y registre el pago otra vez. - **«El monto supera el saldo disponible de la nota de crédito N° …»** o **«La nota de crédito N° … ya fue utilizada y no le queda saldo disponible.»**: al pagar con una nota de crédito, el monto no puede ser mayor que lo que le queda a esa nota. Use otra nota o registre la diferencia con otra forma de pago. - **No encuentro un documento:** revise la pestaña (los anulados solo aparecen en **Anuladas** y los incobrables solo en **Incobrables**), el período de emisión y los filtros activos. Si su usuario no es administrador, recuerde que ve solo los documentos de su sucursal. - **No aparece la casilla Notificar a cliente:** el cliente no tiene correo registrado, o el aviso **Documento pagado** o **Abono parcial** no está activo en **Configuración** del módulo. - **No veo los botones Excel y PDF:** pida a un administrador que active **Puede descargar Excel / PDF** en su usuario. ### Consideraciones importantes **📌 El menú ⋮ de cada documento** - **Cobranza:** **Comentarios de cobranza** (con la cantidad de comentarios), **Registrar compromiso de pago** y **Marcar incobrable**. - **Ver:** **Ver historial y formas de pago**. - **Descargar:** **Descargar el comprobante de pago (PDF)**, si el documento tiene pagos, y **Ver documento (PDF)**. - **Administrar:** **Historial de envíos** y, solo para administradores, **Sincronizar estado (saldo cubierto por NC)**. Los comentarios de cobranza son los mismos del documento en Ventas: lo que anote aquí aparece en el documento y al revés. **📌 Anuladas e incobrables** - En **Anuladas** están los documentos anulados, con todas las formas de pago que tenían. Se muestra su total, pero su saldo queda en S/ 0 y no suman en los cuadros. - **Marcar incobrable** saca el documento del listado, de **Vencidas** y de los cuadros, y deja de enviarle correos de cobranza. Solo aparece en **Incobrables**. No cambia el estado tributario del documento ni se informa a SUNAT: sigue emitido y vigente, y su saldo sigue ahí. - Para volver a cobrarlo, use **Quitar marca de incobrable** en el menú **⋮**: el documento vuelve a los pendientes. Más detalle en [Recaudación: ¿Cómo marcar una factura como incobrable?](https://ayuda.relbase.pe/recaudaci%C3%B3n-c%C3%B3mo-marcar-una-factura-como-incobrable?hsLang=es-mx). **📌 Excel y PDF** - Los botones **Excel** y **PDF** descargan el listado con los filtros aplicados, sin salir de la pantalla. **Historial** muestra las descargas anteriores. - Al final de la planilla Excel están las columnas **Nº Nota crédito (forma de pago)**, con el número de la nota cuando un pago se hizo con una nota de crédito, y **Nº pedido web**, para los documentos que vienen de una integración. - El PDF muestra el nombre y el DNI/RUC de su empresa y, en **Estado pago** de un documento vencido, cuántos días lleva vencido y la fecha en que venció. **📌 Plan de pago** - **Registrar compromiso de pago** anota un cheque por cobrar o un pago en cuotas. El compromiso se ve bajo el saldo del documento y lleva a **Plan de pago**. Más detalle en [Recaudación: ¿Cómo usar el plan de pago (cheques por cobrar y pagos en cuotas)?](https://ayuda.relbase.pe/recaudaci%C3%B3n-c%C3%B3mo-usar-el-plan-de-pago-cheques-por-cobrar-y-pagos-en-cuotas?hsLang=es-mx). ## Preguntas frecuentes **¿Dónde quedaron los íconos de historial de pago y de historial de envíos?** En el menú **⋮** de cada documento: **Ver historial y formas de pago** (grupo **Ver**) e **Historial de envíos** (grupo **Administrar**). En la fila quedan a la vista solo el pago total y el abono. **¿Por qué los montos de los cuadros no cambian al cambiar de pestaña?** Porque los cuadros resumen todo el período y los filtros aplicados, sin importar la pestaña. Para cambiarlos, cambie el período, el cliente u otro filtro. ### 🔗 Enlaces de interés - [Acciones sobre Documentos en el Módulo de Recaudación](https://ayuda.relbase.pe/acciones-sobre-documentos-en-el-m%C3%B3dulo-de-recaudaci%C3%B3n?hsLang=es-mx) - [¿Cómo pagar documentos de forma masiva en módulo de recaudación?](https://ayuda.relbase.pe/c%C3%B3mo-pagar-documentos-de-forma-masiva-en-m%C3%B3dulo-de-recaudaci%C3%B3n?hsLang=es-mx) - [Configuración de correos Recaudación (Vencimiento de documentos)](https://ayuda.relbase.pe/configuraci%C3%B3n-de-correos-recaudaci%C3%B3n-vencimiento-de-documentos?hsLang=es-mx) - [Alertas de Recaudación](https://ayuda.relbase.pe/alertas-de-recaudaci%C3%B3n?hsLang=es-mx) - [Cómo modificar el responsable de pago de un documento](https://ayuda.relbase.pe/c%C3%B3mo-modificar-el-responsable-de-pago-de-un-documento?hsLang=es-mx) - [Recaudación: ¿Cómo usar el plan de pago (cheques por cobrar y pagos en cuotas)?](https://ayuda.relbase.pe/recaudaci%C3%B3n-c%C3%B3mo-usar-el-plan-de-pago-cheques-por-cobrar-y-pagos-en-cuotas?hsLang=es-mx) - [Recaudación: ¿Cómo marcar una factura como incobrable?](https://ayuda.relbase.pe/recaudaci%C3%B3n-c%C3%B3mo-marcar-una-factura-como-incobrable?hsLang=es-mx) Si tiene más preguntas o necesita asistencia adicional, no dude en contactarnos a través de [contacto@relbase.pe](mailto:contacto@relbase.pe) indicando: - la serie y el correlativo del documento, y su tipo; - lo que intentaba hacer: registrar un pago, un abono o un pago masivo, o descargar el Excel o el PDF; - una captura del mensaje que aparece en pantalla. - [Primeros Pasos](https://ayuda.relbase.pe/primeros-pasos?hsLang=es-mx#main-content) - [Paso 1: Nuevos productos](https://ayuda.relbase.pe/primeros-pasos?hsLang=es-mx#paso-1-nuevos-productos) - [Paso 2: Carga de stock](https://ayuda.relbase.pe/primeros-pasos?hsLang=es-mx#paso-2-carga-de-stock) - [Paso 4: Realizar ventas](https://ayuda.relbase.pe/primeros-pasos?hsLang=es-mx#paso-4-realizar-ventas) - [Personaliza tu cuenta](https://ayuda.relbase.pe/primeros-pasos?hsLang=es-mx#personaliza-tu-cuenta) - [SUNAT](https://ayuda.relbase.pe/primeros-pasos?hsLang=es-mx#sunat) - [Clientes](https://ayuda.relbase.pe/clientes?hsLang=es-mx#main-content) - [Creación y edición](https://ayuda.relbase.pe/clientes?hsLang=es-mx#creaci%C3%B3n-y-edici%C3%B3n) - [Acciones sobre mis clientes](https://ayuda.relbase.pe/clientes?hsLang=es-mx#acciones-sobre-mis-clientes) - [Preguntas frecuentes](https://ayuda.relbase.pe/preguntas-frecuentes?hsLang=es-mx#main-content) - [Impuesto Gratuito](https://ayuda.relbase.pe/preguntas-frecuentes?hsLang=es-mx#impuesto-gratuito) - [APP móvil](https://ayuda.relbase.pe/app-m%C3%B3vil?hsLang=es-mx) - [Ventas](https://ayuda.relbase.pe/ventas?hsLang=es-mx#main-content) - [Cotización](https://ayuda.relbase.pe/ventas?hsLang=es-mx#cotizaci%C3%B3n) - [Órdenes de trabajo](https://ayuda.relbase.pe/ventas?hsLang=es-mx#%C3%B3rdenes-de-trabajo) - [Notas de venta](https://ayuda.relbase.pe/ventas?hsLang=es-mx#notas-de-venta) - [Guías de remisión](https://ayuda.relbase.pe/ventas?hsLang=es-mx#gu%C3%ADas-de-remisi%C3%B3n) - 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